Fichier Commercial ou CRM : Comment choisir ?

Développement commercial

Le temps où seuls les commerciaux conservaient, de tête ou sur des fichiers diffus, l’ensemble des informations commerciales de l’entreprise est révolu.

Aujourd’hui, l’information doit être partagée avec toute l’entreprise. La solution : constituer un fichier structuré, qui contienne l’historique de vos actions auprès de vos clients et prospects.

 Méthodologie

Constituer un fichier commercial 

Pour constituer un fichier commercial, plusieurs choix s’offrent à vous, du simple tableur Excel à une base de données CRM dite également GRC : gestion de la relation client. 

Opter pour un fichier Excel 

Vous pouvez si vous êtes en entreprise unipersonnelle ou avec peu de collaborateurs, opter pour l’utilisation d’un tableau Excel. Il vous suffit de définir des critères pertinents pour optimiser le suivi de vos actions.  

Les avantages d’une CRM

La CRM est une base de données relationnelle. Si vous travaillez en équipe, elle vous permet de suivre et optimiser le travail de l’ensemble des commerciaux.
L’intérêt d’une CRM est de pouvoir automatiser les tâches commerciales et les flux d’information.
Par exemple, si le formulaire de contact de votre site web est directement pris en compte par la CRM, le lead qualifié sera affecté à la bonne catégorie, et imputé au commercial concerné.  

N’oubliez pas que votre CRM peut être paramétrée avec des outils d’analyse et de statistiques pour quantifier la rentabilité. C’est un bon moyen de vérifier les résultats de ses efforts commerciaux : suivant les versions, il vous propose des statistiques de résultats par secteurs géographiques et d’activités, pour mieux qualifier les campagnes. Il permet d’optimiser ses efforts et d’analyser les retours d’insatisfaction.  

Plusieurs entrées peuvent être proposées : 

• des CRM commerciaux orientés SaaS, comme SalesForce ou Microsoft Dynamics. L’inconvénient principal est le prix.  
• d’autres solutions existent en Open Source. A priori gratuites, elles induisent des coûts cachés : une configuration est nécessaire pour être adaptées au client ainsi qu’une formation des équipes. Il est souvent appréciable d’être accompagné pour cela, pour exploiter la solution dans toute sa potentialité.  

Nos conseils pour choisir la solution adaptée :  

• déterminer vos besoins et vos objectifs : centraliser et pérenniser ses données commerciales, adresser une communication adaptée, créer des tickets de maintenance, etc.  
• désigner un pilote au projet et  une personne chargée de mettre à jour les données. 
• évaluer clairement le coût réel : par exemple, nombre de licences, coût d’achat de serveurs   
• évaluer l’existant d’après l’environnement informatique de votre entreprise : avez-vous déjà un ERP avec lequel s’interconnecter ?  

Que vous optiez pour un fichier ou un CRM, le point de départ est de clarifier vos objectifs pour définir les données à relever. 

N’oubliez pas, la clé de succès d’un fichier, c’est l’humain et la volonté de la faire vivre, l’exploiter en interne. Désignez un référent et informer chaque partie prenante de l’entreprise doit comprendre son utilité et ses bénéfices dans une bonne exploitation de la CRM.  

Pour approfondir le sujet, téléchargez notre livre blanc.  

Consulter également l’article : « Définir vos cibles »