Pour votre évènement d’entreprise, faites la part-belle à la relation participants !

Événement & Webinaire

On a bien avancé sur l’organisation de notre évènement d’entreprise : le thème, le lieu, la date et même le traiteur sont choisis ! Il nous reste pourtant la partie la plus importante à prendre en charge pour une réussite assurée… Jugez par vous-même :

Le ciblage des participants

Et oui ! Car votre évènement d’entreprise a été pensé dans un objectif et une stratégie précise, et ne s’adresse donc pas à la population tous azimuts ! Il est primordial de définir la cible la plus à même d’être intéressée par votre évènement d’entreprise pour qu’il fonctionne.

Assurez-vous que les informations des contacts que vous avez sélectionnés soient bien à jour et qualifiées pour que l’invitation soit délivrée au plus grand nombre. Il serait quand même dommage que votre invité VIP n’ait jamais connaissance de la nouvelle !

Envoi des invitations

Que ce soit par email, courrier, SMS … Le contenu de votre message a bien sûr été rédigé avec le plus grand soin. L’invitation est claire et accrocheuse, il n’y a plus qu’à l’envoyer !

A vous de juger le délai approprié entre l’envoi de vos invitations et le Jour J. Cela va dépendre notamment de l’ampleur de l’évènement d’entreprise et de l’organisation que cela va impliquer pour vos participants.

Relances et confirmations

Il serait utopique de penser que seul votre envoi d’invitations vous assure la présence de tous les participants ! Une relance téléphonique est indispensable ! Elle va vous permettre de vérifier la bonne réception de votre message et dans le même temps, de connaître la position de votre invité sur son éventuelle venue.

Ne rêvez pas, une relance ne suffit pas ! La deuxième va vous permettre de savoir si oui ou non la présence de votre invité est confirmée, de répondre aux questions éventuelles, et d’assurer la liaison logistique si besoin.

Retours sur l’évènement d’entreprise

Ouf ! Une bonne chose de faite ! Le jour J est passé mais… rien n’est gagné.

Une étude de satisfaction auprès des participants est fortement conseillée. Elle va vous permettre de mesurer l’impact de votre évènement d’entreprise sur vos cibles, et vous donner si nécessaire les axes d’amélioration pour les prochains que vous organiserez.

Ne négligez aucune étape de la relation avec vos participants car ce sont eux qui vont être la clé du succès de votre évènement.